Databeskyttelsespolitik – Dansk Generationsskifte A/S

Denne databeskyttelsespolitik har til formål at sikre og dokumentere, at Dansk Generationsskifte A/S (”DG”, ”vi”, ”os”, ”vores”), samt alle koncernforbundne og associerede selskaber, beskytter alle personoplysninger i overensstemmelse med betingelserne under Persondataforordningen (GDPR). Databeskyttelsespolitikken oplyser endvidere om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

Data Protection Officer er Peter Andreasen, CFO.

Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger
Dansk Generationsskifte A/S behandler personoplysninger om:

• Ansøgere
• Medarbejdere
• Leverandør- og samarbejdspartnere

Vi har udarbejdet en fortegnelse (dataregister) over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de persondatabehandlinger, som virksomheden er ansvarlig for, samt dokumenterer den interne revision af disse.
Personoplysningerne er en forudsætning for, at vi kan rekruttere medarbejdere, indgå ansættelsesaftaler, levere rådgivningsydelser og foretage investeringer.

Databehandlingens formål og lovlighed
Dansk Generationsskifte A/S behandler personoplysninger i forbindelse med:

A. Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og behandling af forhold vedr. løn og pension.
B. Leverandør- og samarbejdspartneradministration, herunder kontaktoplysninger.

Vi benytter kun personoplysningerne til de nævnte formål, og vi indsamler kun de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af formålet.

Persondatapolitik – Personaleadministration

1. Opbevaring og sletning af data
Dansk Generationsskifte A/S har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger angående ansøgere, medarbejdere og tidligere ansatte.
• Personoplysninger opbevares i fysiske mapper i aflåste skabe.
• Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev med firewall.
• Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet med behandlingen af persondata.
• Alle ansøgninger skal sendes til pa@danskgenerationsskifte.dk. Disse vil efterfølgende blive opbevaret og delt via interne mailkorrespondancer, samt på serverdrev i Dansk Generationsskifte A/S.
• Personoplysninger for ansøgere slettes efter 6 måneder og personoplysninger for medarbejdere slettes 5 år efter endt ansættelse.

2. Datasikkerhed
Dansk Generationsskifte A/S har gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:
• Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
• Alle computere har personlige adgangskoder, der ikke overlades til andre medarbejdere end den pågældende og it-administratoren.
• Alle computere og servere har installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
• Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
• USB-nøgler, eksterne harddiske mv. anvendes ikke til opbevaring eller deling personoplysninger.
• Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor og i aflåste skabe.
• Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
• Alle medarbejdere er instrueret i behandling og beskyttelse af personoplysninger jf. denne databeskyttelsespolitik.

Videregivelse
Personoplysninger om medarbejdere kan, i forbindelse med lønudbetaling, blive videregivet til offentlige myndigheder og finansielle institutioner, herunder SKAT, banker og pensionsselskaber.

3. Databehandlere
ABC benytter udelukkende databehandlere, som kan garantere, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af Persondataforordningens krav. Der indgås altid skriftlige databehandleraftaler med disse. I enkelte tilfælde påtager tredjepart dataansvar og indsamler således selv samtykke til behandling af persondata fra vore medarbejdere.

4. Rettigheder
Dansk Generationsskifte A/S varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning, og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger.

Du kan som registreret kontakte Dansk Generationsskifte A/S, såfremt du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder eller ønsker at udnytte din ret til dataportabilitet.

Henvendelse skal ske til:

Dansk Generationsskifte A/S
CVR: 20 58 99 30
Flintholm Gods
Filippavej 57
DK-5792 Vester Skerninge

Data Protection Officer: Peter Andreasen – pa@danskgenerationsskifte.dk

Registrerede har endvidere ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og Dansk Generationsskifte A/S’ behandling af dine persondata.

Yderligere information på www.datatilsynet.dk.

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
DK-1300 København K

5. Brud på persondatasikkerheden
I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder Dansk Generationsskifte A/S hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Virksomhedens Data Protection Officer er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan Dansk Generationsskifte A/S har afhjulpet eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Dansk Generationsskifte A/S behandler personoplysninger, vil vi underrette disse. Dansk Generationsskifte A/S dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden.

Persondatapolitik – Leverandør- og samarbejdspartneradministration

1. Indsamling af persondata
Dansk Generationsskifte A/S indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere. Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger såsom:

• Navn
• Stillingsbetegnelse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Betalingsoplysninger

Disse personoplysninger behandler vi i forbindelse med kontraktstyring, samt ved modtagelse af varer og tjenesteydelser. Personoplysningerne behandles alene i situationer, hvor dette er relevant i henhold til at yde professionelle serviceydelser og foretage investeringer i registrerede selskaber. Så snart der ikke længere er brug for de enkelte persondata, slettes disse fra vores systemer.

2. Behandling af personoplysninger – samtykke
Ved fremsendelse af persondata i forbindelse med etablering af kontakt til Dansk Generationsskifte A/S, giver du samtidigt dit samtykke til, at vi behandler dine kontaktoplysninger, herunder navn, stillingsbetegnelse, e-mailadresse, telefonnummer, betalingsoplysninger, etc., samt oplysninger om levering af varer og tjeneste ydelser til/fra os, indtil dette ikke længere findes relevant. Det vil i praksis sige, indtil du gør os opmærksom på, at du ønsker dine persondata slettet eller opbevaringsfristen udløber.

Du kan altid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte vores Data Protection Officer direkte på mail.

3. Datasikkerhed
Uanset om vi behandler dine personoplysninger med henblik på opfyldelsen af et samarbejde eller på baggrund af dit samtykke, vil vi altid behandle dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.
Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere relevant. I enkelte tilfælde anvender vi tredjeparter til behandling af dine personoplysninger i forbindelse med vort samarbejde. Vi har indgået databehandleraftaler med disse databehandlere, hvilket er vores garanti for, at de overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.

4. Oplysning, indsigelse, ændring, dataportabilitet og sletning
Du kan altid kontakte os for at få oplyst, hvilke af dine personoplysninger vi ligger inde med. Dette kan ske ved henvendelse til:

Dansk Generationsskifte A/S
CVR: 20 58 99 30
Flintholm Gods
Filippavej 57
DK-5792 Vester Skerninge

Data Protection Officer: Peter Andreasen – pa@danskgenerationsskifte.dk

Hvis der er fejl i vores oplysninger, kan du til enhver tid anmode om at få dem rettet, ligesom du har ret til at få udleveret oplysningerne i et almindeligt format (dataportabilitet). Har du ønsker om ændring eller ønsker du at gøre brug af din ret til dataportabilitet, er du meget velkommen til at skrive til os på ovennævnte e-mailadresse.

Ønsker du ikke længere, at vi skal behandle dine personoplysninger, eller at vi skal begrænse behandlingen af dine personoplysninger, kan du også sende os en anmodning herom til ovennævnte e-mailadresse.

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
DK-1300 København K
Yderligere information på www.datatilsynet.dk.

Vi arbejder ikke med cookies på vores hjemmeside og indsamler således ingen information om dit besøg her på www.danskgenerationsskifte.dk.